Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Esdoorn de Vries B.V. (hierna: “Esdoorn de Vries”, “wij” of “ons”) is onderdeel van VZVE Groep en levert zakelijke diensten op het gebied van onder meer zakelijke informatievoorziening, commerciële ondersteuning, data-analyse en het identificeren van zakelijke kansen.

Wij hechten waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Verwerkingsverantwoordelijke

Esdoorn de Vries B.V.
Adres: Dynamostraat 44
Postcode en plaats: 1014 BK Amsterdam
KvK-nummer: 84743409
E-mail: info@esdoorndevries.nl
Website: https://esdoorndevries.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Esdoorn de Vries verwerkt in het kader van:

• het bezoeken en gebruiken van onze website;
• het opnemen van contact met ons;
• onze zakelijke dienstverlening;
• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het verzamelen en beheren van zakelijke informatie;
• het ontwikkelen en beheren van onze eigen commerciële databank;
• het identificeren en beoordelen van zakelijke kansen;
• het gebruik van onze Radar-dienstverlening en aanverwante analyses;
• marketing, acquisitie en zakelijke communicatie;
• het behandelen van sollicitaties die rechtstreeks bij Esdoorn de Vries worden ingediend.

Wanneer wij uitsluitend in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerken, zijn wij voor die verwerking verwerker en is de betreffende klant de verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval geldt het privacybeleid van die klant voor de betreffende verwerking, tenzij wij betrokkenen uitdrukkelijk anders informeren.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie die je met ons hebt en de diensten die wij uitvoeren, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken.

3.1 Websitebezoekers

Bij het bezoeken van onze website kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres;
• browser- en apparaatgegevens;
• besturingssysteem;
• datum en tijdstip van bezoek;
• bezochte pagina’s;
• verwijzende website;
• technische loggegevens;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de beveiliging en werking van de website.

Optionele analytische gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, indien vereist, toestemming is verkregen.

3.2 Contactpersonen en zakelijke relaties

Wanneer je contact met ons opneemt of namens een organisatie met ons communiceert, kunnen wij verwerken:

• naam en achternaam;
• zakelijke contactgegevens;
• functie en organisatie;
• correspondentie en communicatiegegevens;
• afspraken en contactmomenten;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt.

3.3 Klanten en opdrachtgevers

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen wij gegevens verwerken van vertegenwoordigers, medewerkers en contactpersonen van opdrachtgevers, waaronder:

• naam en zakelijke contactgegevens;
• functie en organisatie;
• contract- en opdrachtgegevens;
• facturatie- en administratieve gegevens;
• communicatie en correspondentie;
• gegevens over de uitvoering van de dienstverlening.

3.4 Zakelijke informatie en commerciële databank

Esdoorn de Vries ontwikkelt en beheert een eigen commerciële databank met zakelijke informatie. Hiervoor kunnen wij informatie verzamelen over ondernemingen, organisaties en zakelijke contactpersonen.

Het kan onder meer gaan om:

• bedrijfsnaam en vestigingsgegevens;
• branche en bedrijfsactiviteiten;
• zakelijke contactgegevens;
• functie en zakelijke rol van contactpersonen;
• openbare informatie over organisaties;
• zakelijke ontwikkelingen en relevante signalen;
• zakelijke relaties en interacties;
• door ons opgestelde analyses en zakelijke relevantiebeoordelingen.

Deze informatie kan afkomstig zijn uit openbare zakelijke bronnen, websites, publicaties, zakelijke registers, rechtstreeks verstrekte informatie, eigen onderzoek en andere rechtmatig toegankelijke bronnen.

Voor zover deze informatie betrekking heeft op identificeerbare natuurlijke personen, behandelen wij deze als persoonsgegevens en passen wij de AVG toe.

3.5 Radar en zakelijke kansen

In het kader van Radar kunnen wij zakelijke informatie verzamelen, structureren, analyseren en beoordelen om relevante zakelijke kansen te identificeren.

Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het signaleren van ontwikkelingen bij ondernemingen, het beoordelen van zakelijke relevantie en het selecteren van organisaties die mogelijk aansluiten bij de dienstverlening van een opdrachtgever.

Wij kunnen daarbij gebruikmaken van geautomatiseerde hulpmiddelen en AI-ondersteunde analyses. De uitkomsten worden waar relevant door een medewerker gecontroleerd.

Wij gebruiken Radar niet voor het opstellen van persoonlijke risicoscores, het beoordelen van privégedrag of het nemen van uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen.

3.6 Sollicitanten

Wanneer je rechtstreeks bij Esdoorn de Vries solliciteert, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam en contactgegevens;
• cv en motivatiebrief;
• opleiding en werkervaring;
• informatie die je tijdens gesprekken verstrekt;
• overige gegevens die relevant zijn voor de sollicitatieprocedure.

Sollicitatiegegevens worden uitsluitend gebruikt voor de beoordeling en afhandeling van de sollicitatie en de daarmee samenhangende personeelsprocessen.

Voor sollicitatieprocedures die via de HR-organisatie van VZVE Groep worden uitgevoerd, kan VZVE Groep als verwerker namens Esdoorn de Vries optreden. Esdoorn de Vries blijft in die situatie de verwerkingsverantwoordelijke voor zover zij het doel en de middelen van de sollicitatieverwerking bepaalt.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:

1. het uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten;
2. het onderhouden van zakelijke relaties;
3. het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
4. het ontwikkelen en beheren van onze eigen commerciële databank;
5. het identificeren en beoordelen van zakelijke kansen;
6. het uitvoeren van zakelijke analyses en marktanalyses;
7. het leveren en verbeteren van onze diensten;
8. het uitvoeren van commerciële communicatie en acquisitie;
9. het beveiligen en beheren van onze website en IT-omgeving;
10. het behandelen van sollicitaties;
11. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
12. het behandelen van geschillen en het beschermen van onze gerechtvaardigde belangen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld, tenzij verdere verwerking wettelijk is toegestaan.

5. Eigen commerciële databank en gebruik voor meerdere opdrachtgevers

Esdoorn de Vries ontwikkelt en beheert een zelfstandige commerciële databank. Deze databank is een onderdeel van onze eigen bedrijfsactiviteiten.

Wij kunnen zakelijke informatie en persoonsgegevens die wij zelfstandig en rechtmatig verkrijgen (uit openbare bronnen en uit onze eigen gesprekken), opnemen in deze databank, actualiseren, combineren, analyseren en verrijken.

Voor zover wij dergelijke persoonsgegevens voor eigen commerciële doeleinden verwerken, treden wij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen dan zelf het doel en de middelen van die verwerking en zijn verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.

Wij kunnen deze gegevens, voor zover dat rechtmatig is, gebruiken voor:

• het onderhouden en actualiseren van onze commerciële databank;
• het identificeren van zakelijke kansen;
• het uitvoeren van markt- en bedrijfsanalyses;
• het ondersteunen van andere opdrachtgevers;
• het ontwikkelen en verbeteren van onze dienstverlening.

Gegevens van opdrachtgevers en gespreksresultaten

Wij maken onderscheid tussen onze eigen databank en gegevens die wij namens een opdrachtgever verwerken. Bellijsten en andere gegevens die een opdrachtgever aan ons verstrekt, verwerken wij als verwerker. Wij gebruiken ze alleen voor die opdrachtgever, tenzij de opdrachtgever met ander gebruik heeft ingestemd en de betrokkenen daarover zijn geïnformeerd.

Benaderen wij organisaties en contactpersonen uit onze eigen databank, dan zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De resultaten van die gesprekken nemen wij op in onze eigen databank, zoals zakelijke contactgegevens en wat is besproken over de behoefte en planning van een organisatie. Daardoor kunnen wij een organisatie of contactpersoon later ook benaderen namens een andere opdrachtgever. Bij het eerste gesprek vertellen wij namens wie wij bellen, dat wij de zakelijke gegevens bewaren voor later contact, ook namens andere opdrachtgevers, en dat de betrokkene daartegen bezwaar kan maken.

De resultaten van alle gesprekken leggen wij vast in ons eigen CRM-systeem en gebruiken wij bovendien om:

• te voorkomen dat iemand die bezwaar heeft gemaakt opnieuw wordt benaderd, ook niet voor een andere opdrachtgever;
• te voorkomen dat een organisatie te vaak wordt gebeld;
• onze werkwijze en onze selectie van zakelijke kansen te verbeteren, waar mogelijk op basis van geaggregeerde gegevens.

Voor deze verwerkingen zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Aan andere opdrachtgevers maken wij niet bekend voor wie een eerder gesprek is gevoerd. Dit leggen wij ook vast in de afspraken met onze opdrachtgevers.

6. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij het leveren van onze diensten of het onderhouden van een zakelijke klantrelatie.

Wettelijke verplichting

Wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor onze administratie en fiscale verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking en de belangen of grondrechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Onze mogelijke gerechtvaardigde belangen zijn onder meer:

• het beheren en ontwikkelen van onze zakelijke databank;
• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het identificeren van relevante zakelijke kansen;
• B2B leadgeneratie;
• het uitvoeren van zakelijke analyses;
• het beveiligen van onze systemen;
• het voorkomen van fraude en misbruik;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Wij hebben hiervoor een afweging (LIA) gemaakt om te borgen dat de belangen van betrokkenen voldoende worden beschermd.

Wij beoordelen per verwerking of het gerechtvaardigd belang daadwerkelijk aanwezig is, of de verwerking noodzakelijk is en of de belangen van betrokkenen voldoende worden beschermd.

Toestemming

Wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of elektronische marketing, vragen wij vooraf toestemming.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

7. Zakelijke communicatie en acquisitie

Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om contact op te nemen met organisaties en zakelijke contactpersonen wanneer er een relevante zakelijke aanleiding bestaat.

Wij houden daarbij rekening met de toepasselijke privacywetgeving en de regels voor elektronische communicatie en telemarketing.

Een gerechtvaardigd belang onder de AVG betekent niet automatisch dat ieder communicatiekanaal mag worden gebruikt. Voor e-mail, telefonische benadering en andere communicatievormen kunnen aanvullende wettelijke voorwaarden gelden.

Wij respecteren toepasselijke bezwaar- en afmeldverzoeken en registreren waar nodig een minimale blokkade- of suppressieregistratie om te voorkomen dat iemand opnieuw wordt benaderd in strijd met een eerder bezwaar.

Telefonische acquisitie, nummers en opt-out

Bij onze uitgaande telefonische dienstverlening handelen wij conform de Telecommunicatiewet. Eenmanszaken (waaronder zzp’ers), vennootschappen onder firma en maatschappen in Nederland bellen wij alleen als de ondernemer daar vooraf toestemming voor heeft gegeven.

Wij zenden bij uitgaande gesprekken altijd een bereikbaar en herleidbaar (campagne)nummer mee. U kunt op ieder moment bezwaar maken tegen telefonische benadering: tijdens het gesprek, door dat nummer terug te bellen of via info@esdoorndevries.nl. Wij plaatsen uw nummer dan op onze suppressielijst en benaderen u niet meer.

Menselijke tussenkomst en AI-dialers

Hoewel wij gebruikmaken van geavanceerde en AI-ondersteunde oproepsystemen om zakelijke kansen te identificeren en efficiënt te werken, is er bij de totstandkoming van ieder gesprek sprake van menselijke tussenkomst. Wij maken geen gebruik van volledig autonome bel-bots die zelfstandig uitbellen en communiceren zonder tussenkomst van een van onze bellers.

Gespreksopname en verificatie

Voor kwaliteitsmonitoring, trainingsdoeleinden en de bewijsvoering van zakelijke afspraken (verificatie van de overeenkomst), kunnen wij telefoongesprekken opnemen. Indien wij uitsluitend het microfoonkanaal van onze bellers opnemen voor interne coaching, worden uw stem en antwoorden niet als audiobestand vastgelegd. Waar wij wel het volledige gesprek opnemen ten behoeve van verificatie of kwaliteitsdoeleinden, zullen wij u hierover voorafgaand aan de inhoudelijke behandeling informeren. In Duitsland nemen wij het volledige gesprek alleen op als u daar aan het begin van het gesprek toestemming voor geeft.

8. Gebruik van externe dienstverleners, software en AI

Voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, softwareplatforms en digitale hulpmiddelen.

Deze kunnen onder meer betrekking hebben op:

• cloud- en kantoorsoftware;
• e-mail, agenda en communicatie;
• hosting, infrastructuur en gegevensopslag;
• beveiliging en technisch beheer;
• analyse- en meetdiensten;
• AI-ondersteunde verwerking en automatisering;
• personeels- en administratieve systemen;
• digitale ondertekening en documentverwerking.

Deze dienstverleners kunnen, afhankelijk van hun rol, optreden als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een dienstverlener namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij passende contractuele afspraken over de bescherming van die gegevens.

AI-ondersteunde verwerking

Wij kunnen AI-diensten gebruiken ter ondersteuning van onder meer analyse, structurering, samenvatting, onderzoek en de uitvoering van zakelijke werkzaamheden.

Afhankelijk van de opdracht kunnen daarbij zakelijke contactgegevens, correspondentie, bedrijfsinformatie of andere relevante gegevens worden verwerkt.

Wij streven naar gegevensminimalisatie en beperken de toegang tot ingevoerde gegevens. Bijzondere categorieën persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard worden niet in AI-diensten ingevoerd, tenzij daarvoor vooraf een passende wettelijke grondslag en aanvullende waarborgen zijn vastgesteld.

Wij beoordelen de instellingen en voorwaarden van de gebruikte AI-diensten om te voorkomen dat persoonsgegevens zonder passende afspraken worden gebruikt voor het trainen of verbeteren van algemene AI-modellen.

AI-uitvoer wordt waar relevant door een medewerker gecontroleerd. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan alle toepasselijke voorwaarden is voldaan.

Spraakanalyse en transcriptie

Voor het uitschrijven (speech-to-text) en analyseren van zakelijke gesprekken maken wij gebruik van gespecialiseerde AI-subverwerkers (zoals OpenAI). Wij hebben met deze partijen strikte afspraken gemaakt via een Data Processing Addendum (DPA). De AI-leverancier gebruikt de ingevoerde gegevens niet voor de training of verbetering van zijn eigen taalmodellen. Wel kan de leverancier gegevens tijdelijk bewaren om misbruik van zijn dienst op te sporen; bij OpenAI is dat standaard maximaal 30 dagen. Gegenereerde transcripties worden intern uitsluitend gebruikt voor zakelijke data-extractie en kwaliteitsevaluatie. Wij streven ernaar deze tekstbestanden zo snel mogelijk te pseudonimiseren en te ontdoen van direct identificerende persoonsgegevens. De ruwe opnames en transcripties worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de overeengekomen doeleinden.

Websiteanalyse en beveiliging

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website te beveiligen, storingen te onderzoeken en het gebruik van de website te begrijpen.

Voor zover daarbij niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Meer informatie staat in ons cookiebeleid.

9. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Wij verkopen geen lijsten of bestanden met persoonsgegevens. Maken wij namens een opdrachtgever een afspraak met een contactpersoon uit onze eigen databank, dan geven wij de gegevens die voor die afspraak nodig zijn door aan die opdrachtgever.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• IT-, cloud- en hostingdienstverleners;
• leveranciers van kantoor-, communicatie- en administratiesoftware;
• aanbieders van AI- en analysediensten;
• beveiligings- en infrastructuurdienstverleners;
• financiële, juridische en administratieve dienstverleners;
• opdrachtgevers en zakelijke partners, voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een derde namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst.

Wij verstrekken niet zonder geldige grondslag persoonsgegevens aan derden voor hun eigen doeleinden.

Wij publiceren niet noodzakelijkerwijs een volledige lijst van alle interne leveranciers, technische infrastructuurleveranciers en beveiligingsdienstverleners. Wij houden wel een intern overzicht bij van onze relevante verwerkers en subverwerkers en verstrekken nadere informatie wanneer de wet of de rechten van betrokkenen dat vereisen.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan of toegankelijk zijn vanuit een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat aan de voorwaarden van hoofdstuk V AVG wordt voldaan.

Afhankelijk van de situatie kan dit gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• een toepasselijke certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework;
• door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

Wij beoordelen per relevante dienstverlener of de gekozen doorgiftegrondslag daadwerkelijk van toepassing is.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige grondslag een langere bewaartermijn vereist.

Als uitgangspunt hanteren wij de volgende termijnen, voor zover deze aansluiten op het betreffende proces:

• Contactverzoeken: zolang als nodig is om het verzoek af te handelen en eventuele opvolging te verzorgen.
• Klant- en contractgegevens: gedurende de zakelijke relatie en daarna zolang als noodzakelijk voor wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen.
• Factuur- en administratiegegevens: overeenkomstig de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijnen.
• Gespreksopnames en transcripties: audio wordt uitsluitend bewaard zolang nodig voor kwaliteitsbeoordeling of contractbewijs en wordt doorgaans binnen maximaal 30 tot 90 dagen verwijderd. Teksttranscripties worden periodiek geschoond en niet eeuwig bewaard.
• Zakelijke databank: periodieke beoordeling van actualiteit, relevantie en noodzaak. Gegevens die niet langer relevant of noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geactualiseerd.
• Niet-relevante zakelijke signalen: in beginsel maximaal 90 dagen, tenzij een andere aantoonbare noodzaak bestaat.
• Relevante zakelijke leads: in beginsel maximaal 12 maanden zonder herbeoordeling. Voortzetting vereist een nieuwe beoordeling van relevantie en grondslag.
• Sollicitatiegegevens: in beginsel tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Met toestemming kunnen gegevens maximaal één jaar worden bewaard.
• Technische beveiligingsgegevens: zolang als noodzakelijk voor beveiliging, onderzoek en beheer.

De daadwerkelijke bewaartermijn kan per verwerking verschillen. Wanneer een betrokkene bezwaar maakt tegen direct marketing, kunnen wij een minimale blokkaderegistratie bewaren zolang dat noodzakelijk is om het bezwaar te respecteren.

12. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft, voor zover de AVG daarin voorziet, de volgende rechten:

• het recht op inzage;
• het recht op rectificatie;
• het recht op verwijdering;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen (met name tegen direct marketing of telefonische acquisitie);
• het recht toestemming in te trekken;
• het recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming wanneer artikel 22 AVG van toepassing is.

Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, kan een betrokkene bezwaar maken tegen die verwerking.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kan een betrokkene daar op ieder moment bezwaar tegen maken. Na een dergelijk bezwaar verwerken wij de betreffende persoonsgegevens niet langer voor dat doel.

Bij bezwaar worden de gegevens direct op onze suppressielijst geplaatst.

Verzoeken indienen

Een verzoek kan worden ingediend via info@esdoorndevries.nl.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

13. Gegevens verkregen via andere bronnen (Openbare registers)

Esdoorn de Vries verzamelt zakelijke gegevens mede uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK-API), openbare registers en openbare bedrijfswebsites.

Omdat wij op continue basis grootschalige zakelijke signalen verwerken en het daadwerkelijke eerste contactmoment met een organisatie ver in de toekomst kan liggen, stuit het individueel informeren van iedere functionaris binnen de termijn van één maand op een onevenredige inspanning. In deze gevallen beroepen wij ons op de uitzonderingsgrond van artikel 14 lid 5 sub b AVG.

Deze privacyverklaring dient in dat kader als openbare kennisgeving over de aard, bronnen en doeleinden van onze verwerkingen. Zodra wij daadwerkelijk contact opnemen met een zakelijke relatie, bieden wij transparantie over onze werkwijze en wijzen wij proactief op de mogelijkheid om bezwaar te maken.

14. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking en ongewenste openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• toegangsbeperking en autorisatie;
• beveiligde verbindingen;
• encryptie;
• passende authenticatie;
• beveiligingsupdates en onderhoud;
• logging en monitoring;
• back-up- en herstelprocedures;
• geheimhoudingsverplichtingen;
• gegevensminimalisatie bij externe AI-koppelingen;
• periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen.

Geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag is volledig risicoloos. Wij blijven onze beveiligingsmaatregelen beoordelen en waar nodig verbeteren.

15. Klachten

Wanneer een betrokkene een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan deze contact met ons opnemen via info@esdoorndevries.nl.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen

Wij passen deze privacyverklaring aan als onze dienstverlening, onze gegevensverwerkingen of de wet daar aanleiding toe geven. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. De actuele versie staat altijd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen voordat de wijziging ingaat, bijvoorbeeld per e-mail of met een melding op onze website. Belangrijk is in ieder geval een nieuw doel voor uw gegevens, een andere verwerkingsverantwoordelijke of een andere manier om uw rechten uit te oefenen.